1. TÄNK RÄTT FRÅN BÖRJAN
En kontinuerlig minskning av personal utifrån principen ”osthyvel” är en lösning som ofta visar sig bli kostsam, tidsödande och ge negativ effekt på företagets långsiktiga utveckling. Det absolut viktigaste inför en nedskärning är att ha en tydlig och långsiktig målbild som utgångspunkt, och att ha en plan för hur målbilden ska nås. Vilka utmaningar står vi inför? Hur kritiskt är läget? Vad är vårt mål med organisationen? Hur ska organisationen och verksamheten se ut framöver? Vilka kompetenser och roller kommer att behövas? Bör vi lägga ner någon avdelning? Vad ska vi sluta göra om vi drar ner på personalen, alternativt hur kan vi öka produktiviteten?
2. HA KOLL PÅ ARBETSRÄTT OCH KOLLEKTIVAVTAL
Det finns tydliga regler inom LAS, MBL och AML som måste följas vid uppsägningar. Det är viktigt att redan från början förstå vilka steg som är obligatoriska, hur kollektivavtal ser ut och hur lång tid processen kommer att ta. Var t ex medveten om att arbetstagarsidan har rätt att ta in en löntagarkonsult, vilket betyder att processen stannar upp. Nödvändig kompetens finns i de flesta fall hos HR-avdelningen, och de bör involveras på ett tidigt stadium för att kunna agera proaktivt.
3. TA HJÄLP AV FACKET
Se fackliga organisationer som en källa till stöd i en utmanande situation. Förklara bakgrund, utmaningar och mål under inledande samverkansförhandling. Genom att tillhandahålla kontinuerlig och proaktiv information läggs en bra grund för en konstruktiv process.
4. GE CHEFERNA RÄTT VERKTYG
Det första en operativ chef behöver för att kunna planera och genomför en personalneddragning är bakgrund och målbild för organisationen, det vill säga var tydlig med att kommunicera resultatet av råd nr 1. Därtill behöver cheferna få hjälp med t ex standardiserade utköpspaket, synkronisering mellan olika delar av företaget och stöd kring hur befintliga rollbeskrivningar och utvärderingar kan användas vid omplaceringar.
5. SÄKERSTÄLL STRUKTURERAD UPPFÖLJNING
Använd en genomarbetad men enkel struktur för uppföljning av samtliga definierade aktiviteter. Säkerställ information om ansvarig chef, förväntad effekt, tidsramar samt nödvändiga förutsättningar och eventuella negativa konsekvenser. Risk- och konsekvensanalys är ett krav enligt AML, men framförallt säkerställer en noggrann uppföljning och en kontinuerligledningsrapportering att nödvändig prioritet bibehålls.
6. SÄKRA ÄGARSKAP HOS CHEFER
Ansvariga chefer bör inte bara följas upp, utan måste verkligen äga aktiviteter och resultat. Detta sker lättast genom att knyta nedskärningsmål och -aktivitet till budget- eller prognosprocess.
7. SÄKERSTÄLL KONTROLL ÖVER BEMANNINGSNIVÅ
I kombination med den detaljerade aktivitetsuppföljningen bör en permanent uppföljning av personal införas i organisationen (om det inte redan finns). Uppföljningen bör inkludera samtliga anställningsformer, vikarier och konsulter. Det finns annars en stor risk för att den minskning som skett med hjälp av en aktivitet dyker upp igen inom en nära framtid, t ex i form av en konsult.
